Feedback: dicas de como se aprofundar no assunto

Como todos já ouviram, o feedback é algo vital em qualquer organização, é através desses momentos que reconhecemos o desempenho do colaborador e/ou alinhamos aquilo que precisa ser modificado, auxiliando em seu desenvolvimento.

Logo, o feedback deve ser contínuo, ou seja, de forma constante e consistente, a fim de mantermos sempre o alinhamento de expectativas e clareza sobre o desempenho esperado.

Dicas preparatórias para o momento de feedback

Além disso, manter conversas frequentes entre os colaboradores e as lideranças, faz com que a gestão fique mais dinâmica e efetiva. E para sermos assertivos, existem alguns pontos de atenção:

Agir com empatia: lembre-se que para algumas pessoas, pode ser um momento difícil;

Ser claro e trazer o contexto: isto é, expor a situação na qual foi observado aquilo que está sendo dito e não um julgamento. Se não trouxermos exemplos, o feedback fica vago e quem está recebendo a mensagem pode não entender o seu propósito;

Momento adequado: atente-se para fornecer o feedback o mais próximo possível do evento e se for trazer oportunidades de melhoria, cuide para não expor a pessoa;

Controle as emoções: o feedback não deve ser feito com a “cabeça quente”, isso faz com que não tenhamos a objetividade necessária e que sejamos ofensivos;

Ouça e não apenas escute: estimule quem está recebendo o feedback a se posicionar, trazer sua opinião;

Substitua o “mas” pelo “e”: ao fornecer um feedback construtivo substitua o mas, porque ele funciona como apagador, faz com quem está recebendo a mensagem foque somente naquilo que foi dito depois do “mas”. Para ilustrar melhor, um exemplo é: João, quando você faz os cards para divulgação dos nossos eventos, o layout fica ótimo, uma imagem limpa e uma comunicação interativa “e” o meu desafio está sendo com as datas que você me entrega o material, precisamos divulgar o evento com no mínimo 2 semanas de antecedência, para que os colaboradores possam se programar e os últimos dois cards você me entregou na mesma semana do evento. Você poderia sempre programar a entrega com 2 semanas de antecedência?”

Por fim, existem diversas dicas para um feedback adequado e o bacana é que esses bate-papos são uma habilidade que conseguimos desenvolver através do treinamento. Os benefícios obtidos são valiosos, como, por exemplo, mais confiança entre a equipe, integração com a liderança e até mesmo autonomia no desenvolvimento do seu papel, já que existe um alinhamento.

Qual o papel do receptor do feedback?

Provavelmente, você deve estar se perguntando sobre o papel do receptor, aquele que está recebendo o feedback, em como ele vai reagir?

Sim, ele também é protagonista nesse processo, porque ele receberá a informação, interpretará de acordo com o seu contexto, podendo maximizar, minimizar, o que está sendo dito, enfim, ele quem vai escolher qual ação adotará a partir desse momento, se vai agir como agente de mudança ou não.

Diante disso, algumas sugestões são: durante a conversa questione se faz sentido para o outro aquilo que ele está escutando, preste atenção em sua linguagem não verbal, se ficou na dúvida sobre o que o receptor está compreendendo, peça para essa pessoa fazer um resumo sobre o seu entendimento daquilo que está sendo dito, saia do feedback com um alinhamento do que é importante continuar fazendo e/ou fazer diferente e faça um acompanhamento.

Aprofundando sobre feedback positivo e feedback construtivo

O feedback positivo

É o reconhecimento do desempenho ou de uma conquista do colaborador, então seu objetivo é reforçar que essa atitude e trabalho realizado continue acontecendo. Parece fácil, não é? Contudo é importante também planejamento, de forma que não fique somente um elogio sem embasamento real, a ponto de oferecer elogios de maneira demasiada ou comparações.

Para ser eficaz nesse momento devemos ter em mente o quão benéfico aquilo foi para o time e/ou para a empresa?

situação + impacto que aquilo ocasionou

Por exemplo: “Ana, obrigada por estar preparada em nossas reuniões. A cada encontro que você traz ideias bem pensadas e pesquisadas, você está nos ajudando a avançar em nossos processos e isso é bem importante para esse momento de estruturação que estamos passando”.

O feedback construtivo

Agora, o feedback construtivo ajuda a identificar atitudes e resultados que precisam ser modificados com objetivo de melhorar o desenvolvimento do profissional e atender as expectativas da empresa. Obter um retorno negativo ou um erro apontado pode despertar sentimentos como vergonha, frustração e impotência.

Por isso, o feedback deve ser administrado em pequenas doses, ou seja, na medida certa, esperar demais ou acumular condutas inadequadas pode sobrecarregar o colaborador ou fazer com que o mesmo perca a confiança na liderança, já que pode entender que lhe foi permitido por um longo período manter uma postura inadequada. Além disso, disponha uma solução, isso demonstra interesse por parte da empresa e auxilia na identificação do que é esperado.

Como estruturar um feedback?

Uma forma de estruturar esse feedback é:

primeiro fale sobre os pontos positivos e relevantes e cite os que devem ser melhorados: Cuide para não fazer elogios genéricos e repetitivos, essa técnica já é conhecida, então o profissional já espera que após os elogios venham as críticas;
explique por quais motivos está fazendo essa observação;
mostre como pode melhorar o que está sendo dito;
verifique se houve entendimento e solicite um feedback do profissional.

E agora, traduzindo para a prática, como ficaria? Um exemplo é:

“Ana, você consegue criar uma conexão muito boa com os clientes ao compreender suas dores, preocupações e indicar as soluções certas (elogio). Esse mês, a entrega para o cliente X ocorreu com atraso e isso impactou na satisfação do cliente e em nosso cronograma de projetos, visto que tivemos que remanejar outros recursos para conseguir atender o nosso planejado. (observação da situação e do impacto). O que você acredita que pode ter contribuído para o atraso na entrega? (oportunidade de escuta e do profissional trazer sugestões). Se modificarmos os ciclos das entregas ou adotarmos reuniões diárias, poderia nos auxiliar? (pensando novas estratégias para resolução do problema).
Faz sentido para você tudo isso que falamos? O que ficou para você sobre o nosso feedback? (verificando o entendimento).
Você poderia, sempre que prever algum atraso, me chamar para pensarmos em alternativas de soluções? (realizando um pedido e alinhamento). “

Enfim, ter um espaço para conversar sobre a performance do colaborador, sobre as entregas, os pontos positivos, as oportunidades de melhorias proporciona um ambiente colaborativo e aberto ao diálogo. Por isso, é importante ressaltar que o feedback deve ocorrer tanto entre líderes e liderados quanto entre os próprios colegas.

Além disso, caso não receba um feedback e tenha interesse em obter um retorno sobre alguma atitude ou situação, pergunte, solicite um feedback, isso também vai estimular o desenvolvimento dessa cultura, afinal de contas, também somos agentes de mudança.

Daiani Souza, Graduada em Psicologia, MBA em Gestão de Pessoas, formação em terapias cognitivas e cursando MBA em Liderança, gestão de equipes e produtividade na PUCRS. Forte atuação como IT Recruiter e RH Generalista. Vivência profissional como Gestora de Outsourcing na WK Jobhub e Especialista de Compliance na S2 Consultoria.